Home

ARTI PENTING ISO 9001 : 2000 Visi telah dirumuskan bersama para pegawai bahwa PPPPTK IPA harus menjadi lembaga bertaraf internasional, sehingga semuanya harus berpandangan jauh ke depan serta perlunya pengakuan internasional tentang penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi. Penyamaan persepsi dilakukan melalui berbagai kesempatan. Pembentukan tim dilakukan melalui Outbound agar semua pihak meleburkan diri untuk bersama-sama mencapai tujuan. Semua pegawai tanpa kecuali mengikuti program ini yang bekerjasama dengan PT. Begawan Bandung yakni suatu perusahaan yang bergerak di bidang pengembangan sumber daya manusia. Langkah berikutnya dilakukan benchmarking ke lembaga-lembaga nasional dan internasional terutama yang telah menggunakan sistem manajemen mutu. Di sini diperoleh pengalaman dari lembaga tersebut mengenai mekanisme dan prosedur dalam meningkatkan manajemen dan administrasi perkantoran moderen. Tidak cukup dengan belajar mandiri, nampaknya perlu mendatangkan konsultan manajemen yang mengarahkan pada suatu standar internasional. Keberadaan konsultan dimanfaatkan secara optimal untuk menyusun pengembangan organisasi, sasaran mutu, kebijakan mutu dan pedoman mutu termasuk prosedur-prosedur yang menjadi persyaratan dalam sistem manajemen mutu. Pedoman mutu tersebut menjadikan acuan dalam sistem manajemen mutu karena di dalamnya berisikan berbagai ketentuan persyaratan yang harus dipenuhi. Maka semua unit kerja secara keseluruhan menjalankan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan bersama. Sering kali dilakukan tinjauan manajemen yang dihadiri oleh seluruh unit kerja untuk senantiasa memperbaiki kekeliruan-kekeliruan dalam menerapkan standardisasi. Pelatihan demi pelatihan dilakukan agar senantiasa percaya diri untuk menjalankan standardisasi. Ternyata manajemen mutu tersebut terletak pada komitmen yang besar dari para warganya. Sehingga pada saat melaksanakan audit internal yang dilakukan secara silang antar unit kerja, semua dalam keadaan siap, satu sama lain saling koreksi untuk perbaikan terus menerus. Sampai pada waktunya untuk dilakukan audit eksternal yang juga disebut sebagai audit sertfikasi yakni suatu langkah yang menentukan tentang kelayakan untuk diajukan mendapatkan sertifikat. Audit ini dilakukan oleh badan audit sertifikasi internasional tentang pelaksanaan prosedur-prosedur sesuai dengan pedoman mutu yang diberlakukan. Hasil audit eksternal ternyata layak untuk diajukan dan mendapatkan sertifikat ISO 9001 : 2000 dan pada akhirnya SAI Global International di Australia dan IQNet mengeluarkan sertifikat tersebut dengan nomor QEC 22039 tanggal 12 Desember 2004. Hari ini, PPPPTK IPA telah memiliki "nama besar" sebagai institusi Depdiknas yang diakui secara internasional dalam sistem manajemen mutu untuk pengembangan pendidikan dan pelatihan serta pelayanan umum lainnya bagi guru IPA Sekolah Dasar, Sekolah Lanjutan, dan Sekolah Menengah. Adalah kewajiban bagi setiap pegawai PPPPTK IPA serta harapan kepada pihak-pihak terkait untuk mempertahankan prestasi ini dan secara terus-menerus meningkatkan prestasi, melaksanakan misi dan moto untuk meraih visi di masa mendatang. Resertifikasi ISO 9001:2000 Sejak tanggal 16 November 2004 P4TK IPA telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu IS0 9001:2000 dengan nomor registrasi QEC 22039, setiap 6 (enam) bulan sekali selalu dilakukan Surveillance Audit oleh Auditor dari PT. SAI Global Indonesia. Pada tahun 2007 merupakan tahun ketiga kepemilikan serifikat ISO 9001:2000 dan untuk memperbaharuinya pada tanggal 15 dan 16 Nopember 2007 dilakukan Triennial Recertification (Renewal) Audit oleh PT. SAI Global Indonesia dengan Auditor Bapak Saleh Mulachela dan Bapak Irawan. Kegiatan ini bertujuan untuk melihat dan meyakinkan komitmen dan konsistensi P4TK IPA dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Berdasarkan hasil audit, Auditor menyimpulkan bahwa: “P4TK IPA direkomendasikan untuk mendapatkan kembali Sertifikat ISO 9001:2000. Beberapa temuan dari hasil audit ( audit findings ): Program : no comment Widyaiswara : a. Pengendalian modul diklat, sampel jurusan IPBA, ada materi penting tetapi tidak     tersampaikan ke peserta, perlu adanya konsistensi dalam setiap bahan ajar     (modul, hand out, SAP dan bahan – bahan lainnya) dalam bentuk softcopy. b. Tidak ada konsistensi dalam konsep pembuatan soal c. Produk final tidak ada pengesahan/validasi d. Pada saat sampling simulasi mengajar, daftar hadir sudah ditandatangani tetapi tidak ada     keterangan tanggal dan nama instruktur e. Terkait dengan penelitian, saran untuk kegiatan seminar perlu rencana yang matang     seandainya acara tidak sesuai dengan jadwal, seluruh fasilitas harus dicek. Pengadaan : no comment Manajemen system (WMM) : no comment Publikasi : naskah terbatas hanya pada artikel ilmiah, sebaiknya apapun bentuk naskah harus melewati proses Review, Verifikasi, dan Validasi Perpustakaan : a. Katalog system b. Buku tanpa card c. Quality Objective /sasaran mutu harus SMART (Specific, Measurable, Achievable,Realistic and Time-Bound ) d. Format kepuasan pelanggan, buku tamu, perpanjangan peminjaman buku Perbaikan : belum ada bukti review dan serah terima dokumen Wisma : Tidak ada jadwal perawatan wisma, untuk saran sasaran mutu untuk kebutuhan mendasar kurang tepat Kepala PPPPTK IPA mengingatkan kepada semua pegawai untuk memperbaiki semua yang harus ditindaklanjuti berkaitan dengan ISO. Kepala PPPPTK IPA juga mengucapkan terima kasih atas kerjasama dengan para auditor dari SAI GLOBAL. Auditor merekomendasikan PPPPTK IPA untuk mendapatkan kembali sertifikat ISO 9001:2000 walaupun masih sementara karena menunggu hasil dari pihak SAI GLOBAL. Para auditor juga mengucapkan selamat kepada PPPPTK IPA yang selama ini telah menerapkan sistem manajemen mutu. Surveillance Audit 27 Juni 2008 Proses dan hal-hal yang ditanyakan dalam audit eksternal pada tiap-tiap unit: WMM sistem manajemen: daftar induk dokumen, daftar dokumen, cara pengendalian dokumen (ada dalam daftar prosedur), perubahan kebijakan mutu dari tahun 2007 ke tahun 2008, sasaran mutu dijabarkan ke unit kerja masing-masing, pelaksanaan evaluasi atau monitoring sasaran mutu per 6 bulan, laporan ketercapaian sasaran mutu 2008, posisi Bapak Iwan Heryawan dalam manajemen mutu, pelaksanaan rapat tinjauan manajemen. Proses audit internal: jadwal audit, auditor independen terhadap unit kerja yang diaudit, auditor memiliki kelayakan untuk mengaudit, masih terdapat kerancuan dalam laporan audit tentang pemahaman istilah koreksi dan tindakan koreksi pada laporan audit yang dilakukan di seksi program sehingga perlu ditingkatkan pemahaman tentang pengertian tindakan koreksi dan koreksi; tindakan koreksi adalah menghilangkan penyebab supaya tidak terulang lagi, sedangkan koreksi adalah menghilangkan ketidaksesuaian sehingga sebelumnya tidak ada menjadi ada. Format dokumen tidak semuanya memiliki nomor dan status revisi sehingga status revisi tidak semuanya ada pada tiap formulir. Seharusnya setiap formulir ada status revisinya. Oleh karena itu, perlu dibuatkan daftar induk status dan nomor terakhir format yang digunakan. Untuk memudahkan penomoran dan status revisi perlu mengubah prosedur revisi yang ada dengan menambah kolom ke samping atau dalam bentuk worksheet. Alternatif daftar induk format yang dapat digunakan: No No Formulir Judul Formulir Status Revisi 1 ....... Laporan Audit Internal 1-1-07 5-7-08 ..... ..... .... ....               Widyaiswara: Ada beberapa jurusan, tindakan perbaikan audit tahun lalu, contoh pengesahan SAP, format-format evaluasi, contoh bahan ajar yang sudah divalidasi, training untuk tahun 2008, sasaran mutu widyaiswara, ketercapaian sasarn mutu, prosedur-prosedur yang digunakan widyaiswara, prosedur pengendalian rekaman, keberadaan pembuat soal dalam tim penilai. Subbagian Tata Usaha: Jumlah staf pada bagian pemeliharaan, jumlah pengurus wisma dan guest house, berita acara permohonan perbaikan dan serah terima perbaikan berikut rincian harga/biaya perbaikan, sasaran mutu harus dibuat kearah peningkatan kualitas, checklist kebersihan, daftar prosedur kerja, format-format, daftar format dan revisi pada setiap format dan pada penggunaan, daftar rekaman harus diisi, sasaran mutu harus disusun dengan prinsip SMART ( spesific, measureable, achieveable, result-oriented, time frame ), sasaran mutu nomor 1 dan nomor 2 harus dibuat spesifik dengan menambahkan minimal 1 bulan sekali , kriteria kebersihan belum ada sehingga perlu dibuat pedomannya dan disepakati bersama. Laporan hasil audit eksternal oleh auditor: Audit internal telah dilakukan oleh auditor terlatih, independen, komprehensif dan sudah ditindaklanjuti. Kepuasan pelanggaln sudah dimonitor dan hasilnya cukup baik. Semua dokumen sudah dikendalikan, namun belum semua formulir dikendalikan dengan benar. Beberapa formulir tidak ada status revisinya sehingga formulir sulit diidentifikasi perihal statusnya revisi terakhir atau bukan. Untuk itu, harus dibuat master formulir yang sederhana. Proses manajemen sudah tertata bagus, rekaman terakomodasi dengan baik. Formulir yang belum terkendali perlu diperhatikan. Pemeliharaan telah dilakukan dan dibuat sasaran mutunya. Sasaran mutunya perlu diriview ulang karena ada sasaran mutu yang tidak terukur, padahal sasaran mutu harus dapat diukur, spesifik dan dapat tercapai. Jadwal pemeliharaan dan kebersihan sudah ada, namun tidak disertai dengan kriteria kebersihan seperti apa. Tolak ukurnya belum ada sehingga perlu ditetapkan. Prosedur pengendalian rekaman sudah ada, namun perlu dibuat daftar rekaman berikut masa simpannya. Masa simpan rekaman perlu ditetapkan kembali sehingga tidak semua rekaman dokumen disimpan sampai lima tahun agar efisien dan tidak memenuhi gudang. Secara keseluruhan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 secara konsisten telah diterapkan di PPPPTK IPA sehingga PPPPTK IPA direkomendasikan untuk tetap memegang sertifikat ISO 9001:2000. Dirgahayu!